Datenschutzerklärung

Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über Art und Weise und die Hintergründe der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Anwendung MOBAS unter mobas.binary-treehouse.de (nachfolgend „Anwendung“) und über die Ihnen zustehenden Rechte.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW), vertreten durch die Präsidentin, Provinzialstraße 93, 53127 Bonn, Tel.: +49 (0) 228 940 – 0, E-Mail: presse(at)thw.de (nachfolgend auch „wir“).

MOBAS wird für die THW-Regionalstelle Hamburg bereitgestellt. Die Regionalstelle erreichen Sie unter:

Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW)
Regionalstelle Hamburg
Carl-Cohn-Straße 36-38
22297 Hamburg
Tel.: +49 40 5009109-0
E-Mail: poststelle.rst_hamburg@thw.de

Technischer Betrieb der Anwendung: [Platzhalter: Name und Kontakt des technischen Betreibers von MOBAS; falls nicht das THW selbst: Angabe als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO]

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail an datenschutz(at)thw.de oder postalisch unter der oben genannten Anschrift in Bonn mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.

3. Zweck der Anwendung

MOBAS ist das Buchungs- und Dispositionssystem für die Mobile Atemschutzstrecke (ein 40-t-Lkw) der THW-Regionalstelle Hamburg. Ortsverbände aus dem Landesverband Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein fordern das Fahrzeug für Ausbildungstermine an; Disponentinnen und Disponenten der Regionalstelle planen Zeitraum, Route und Fahrer. Die Anwendung steht nur Personen mit einem freigegebenen oder eingeladenen Benutzerkonto zur Verfügung.

4. Hosting

Die Anwendung (Web-Oberfläche, Server, Datenbank und Routing-Dienst) wird in einem Kubernetes-Cluster (K3s) betrieben.

[Platzhalter: Betreiber und Standort der Server bzw. des Rechenzentrums (Land); ggf. Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO]

5. Zugriffsdaten und Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf der Anwendung verarbeitet der Server technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Endgeräts sowie die Angaben Ihrer Anfrage (angeforderte Ressource, Datum und Uhrzeit, vom Browser übermittelte Kennung „User Agent“). Die Verarbeitung ist technisch erforderlich, um Ihnen die Anwendung ordnungsgemäß anzuzeigen und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt die Anwendung die Anzahl der Anfragen und der fehlgeschlagenen Anmeldeversuche je IP-Adresse. Die IP-Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht in der Datenbank gespeichert.

[Platzhalter: Ob und welche Zugriffsdaten der vorgelagerte Webserver bzw. Ingress-Proxy und die Anwendung in Log-Dateien speichern, und für wie lange]

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

6. Technisch notwendige Cookies

Für die Nutzung der Anwendung ist das Setzen von Cookies erforderlich, um Sie nach der Anmeldung wiederzuerkennen und Anfragen abzusichern. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die vom Internetbrowser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Die Anwendung setzt ausschließlich die folgenden Cookies; Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken werden nicht eingesetzt.

Beim Abmelden und beim Löschen Ihres Kontos im Profil werden mobas-session und mobas-refresh gelöscht; nach einer anderen Kontolöschung sind sie ungültig und laufen spätestens nach ihrer Lebensdauer ab.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung dieser technisch notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das Speichern der Cookies auf Ihrem Endgerät und der Zugriff darauf sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil sie für die von Ihnen gewünschte Nutzung der Anwendung unbedingt erforderlich sind.

7. Registrierung und Benutzerkonto

Die Nutzung der Anwendung steht nur Zugangsberechtigten zur Verfügung. Bucherinnen und Bucher registrieren sich selbst; Personal (Disposition, Fahrer, Administration) wird von einer Administratorin oder einem Administrator angelegt und per E-Mail eingeladen (Einladungslink 72 Stunden gültig).

Bei der Registrierung verarbeiten wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (freiwillig)
• die beantragten Ortsverbände (mindestens einer)

Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse; bei der Bestätigung legen Sie Ihr Passwort fest. Anschließend werden die Disponentinnen und Disponenten per E-Mail über die neue Registrierung informiert und geben Ihr Konto frei oder lehnen es ab. Bei einer Ablehnung wird das Konto gelöscht, und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Zu jedem Konto speichern wir außerdem: Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Rollen (Bucher, Fahrer, Disponent, Administrator), Kontostatus, Zeitpunkt der E-Mail-Bestätigung, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zeitpunkt einer Inaktivitätswarnung sowie Anlage- und Änderungszeitpunkt.

Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu dem Zweck, Ihnen die Nutzung der Anwendung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

8. Ortsverband-Zuordnung und Freigabe

Ein Bucher-Konto kann einem oder mehreren Ortsverbänden zugeordnet sein; weitere Ortsverbände können im Profil beantragt werden. Jede Zuordnung wird von der Disposition freigegeben oder abgelehnt; über die Entscheidung erhalten Sie eine E-Mail. Gespeichert werden die Zuordnung, ihr Status (beantragt, freigegeben, abgelehnt), der Zeitpunkt des Antrags sowie Zeitpunkt und entscheidendes Konto der Entscheidung. Alle freigegebenen Bucherinnen und Bucher eines Ortsverbands sehen dessen Buchungen.

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

9. Buchungen und Disposition

Bucherinnen und Bucher fordern das Fahrzeug für einen freigegebenen Ortsverband an; die Disposition plant und ändert den Status der Buchung. Zu einer Buchung werden verarbeitet:

• buchendes Konto und buchender Ortsverband
• Ziel: Ortsverband oder Sonderziel mit Bezeichnung, Anschrift und Koordinate
• Name und Telefonnummer einer Ansprechperson vor Ort (freiwillig)
• Wunschzeitraum, Flexibilität, Zweck und Anmerkungen
• Planung: Zeiträume, Start- und Zielort, zugewiesener Fahrer, Fahrzeug, berechnete Route (Strecke, Dauer, Verlauf)
• Statusverlauf mit Zeitpunkt, ändernder Person und Begründung

Buchungen sehen die freigegebenen Bucherinnen und Bucher des buchenden Ortsverbands, die Disposition und — für die ihnen zugewiesenen Einsätze — die Fahrer. Über Eingang und Statusänderungen einer Buchung werden Beteiligte per E-Mail informiert (Abschnitt 14).

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

10. Fahrer-Einsätze und Tourenplan

Fahrer sehen die ihnen zugewiesenen Einsätze und können den Tourenplan als PDF herunterladen. In der Einsatzansicht steht ein Link zur Routenführung in Google Maps zur Verfügung. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, öffnet Ihr Browser Google Maps und übermittelt dabei die Zielkoordinate an Google; für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

11. Routenberechnung

Routen berechnet die Anwendung mit einer Instanz von OpenRouteService, die im selben Cluster wie die Anwendung betrieben wird (Abschnitt 4). Übermittelt werden nur die Koordinaten der Orte der Fahrt. Eine Übermittlung an externe Routing-Dienste findet nicht statt.

12. Geocoding von Adressen (Nominatim)

Um aus einer Anschrift eine Koordinate zu ermitteln — bei Sonderzielen einer Buchung und bei Ortsverbands-Anschriften —, fragt der MOBAS-Server den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation ab. Übermittelt werden die Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land), die IP-Adresse des MOBAS-Servers und die Kennung der Anwendung. Ihre IP-Adresse, Ihr Name oder Ihre Benutzerkennung werden nicht übermittelt. Ist ein Sonderziel eine private Anschrift, kann die Anschrift selbst einen Personenbezug haben.

Empfänger: OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich („OSMF“). Die OSMF verarbeitet Daten nach eigenen Angaben im Vereinigten Königreich und in den Niederlanden. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der OSMF.

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

13. Kartenkacheln im PDF-Tourenplan

Für die Karte im PDF-Tourenplan lädt der MOBAS-Server Kartenkacheln von tile.openstreetmap.org (Empfänger: OSMF, Anschrift und Hinweise wie in Abschnitt 12). Übermittelt werden die IP-Adresse des MOBAS-Servers, die Kennung der Anwendung und die Kachelkoordinaten des Kartenausschnitts; aus ihnen lässt sich das Gebiet der Route und des Ziels ablesen. IP-Adressen oder Kennungen der Nutzerinnen und Nutzer werden nicht übermittelt. Bereits geladene Kacheln hält der Server zwischenzeitlich im Arbeitsspeicher vor.

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

14. E-Mail-Versand

Die Anwendung versendet E-Mails zu Registrierung und Konto (Adressbestätigung, Freigabe oder Ablehnung, Entscheidung über Ortsverbands-Zuordnungen, Passwort-Zurücksetzung, Einladung, Inaktivitätswarnung), an die Disposition über neue Registrierungen sowie zu Buchungen (Eingangsbestätigung, Annahme, Festlegung, Ablehnung, Stornierung, Anforderungsschreiben).

Zu versendende E-Mails werden mit Empfängeradresse, Betreff und Inhalt in einer Warteschlange in der Datenbank gespeichert. Versendete und endgültig fehlgeschlagene E-Mails werden nach 30 Tagen gelöscht, E-Mails an die Adresse eines gelöschten oder abgelehnten Kontos sofort mit dem Konto; die Benachrichtigung über eine Ablehnung wird nach 30 Tagen gelöscht.

Versand: [Platzhalter: produktiver Mailtransport — Microsoft Graph (Microsoft 365) oder SMTP-Server — mit Anbieter bzw. Auftragsverarbeiter, Sitz und ggf. Drittlandübermittlung; Absenderadresse]

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

15. Dienststellenverzeichnis (ovcms)

Die Liste der Ortsverbände (Name, Anschrift, Landesverband, Koordinate) lädt der MOBAS-Server täglich aus dem THW-Dienststellenverzeichnis der Projektgruppe „OV-CMS“ (git.ovcms.thw.de). Dabei werden keine Daten von Nutzerinnen und Nutzern übermittelt.

16. Audit-Protokoll

Zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit protokolliert die Anwendung sicherheitsrelevante Vorgänge, z. B. Anmeldungen, Kontoverwaltung, Freigaben, Änderungen an Buchungen, Datenexporte und Löschungen. Ein Eintrag enthält das handelnde Konto, den Vorgang, das betroffene Objekt, ergänzende Angaben, einen Hashwert der IP-Adresse und den Zeitpunkt.

IP-Adressen werden nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als SHA-256-Hashwert mit einem geheimen Salt. Wird Ihr Konto gelöscht oder Ihre Registrierung abgelehnt, wird in Ihren Einträgen der Bezug zu Ihrem Konto entfernt (Kennzeichnung „ANONYMIZED“) und der Hashwert der IP-Adresse gelöscht.

Einträge werden nach 36 Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage: [Platzhalter: Rechtsgrundlage, vom THW-Datenschutz zu bestätigen]

17. Speicherdauer und Löschung

• Buchungen: 24 Monate nach Abschluss oder Stornierung werden Ansprechperson, Anmerkungen, Zweck, Routenverlauf, Sonderziel-Anschrift und -Koordinate, Fahrer, Begründungen und ändernde Personen im Statusverlauf entfernt, und die Buchung wird vom buchenden Konto gelöst. Zeitraum, Ortsverbände, Fahrzeug, Strecke, Dauer und Status bleiben ohne Personenbezug erhalten.
• Inaktive Konten: Nach 24 Monaten ohne Anmeldung erhalten Sie eine Warn-E-Mail. Melden Sie sich innerhalb von 30 Tagen nicht an, wird Ihr Konto gelöscht (Folgen wie in Abschnitt 18). Das letzte aktive Administrator-Konto ist ausgenommen. Gesperrte oder noch nicht freigegebene Konten erhalten keine Warn-E-Mail und werden nach Ablauf derselben Frist gelöscht. Ist die Löschung wegen einer festgelegten oder laufenden Buchung nicht möglich, wird sie täglich erneut versucht.
• Nicht bestätigte Registrierungen: 7 Tage nach der Registrierung.
• Abgelehnte Registrierungen: sofort mit der Ablehnung.
• Anmelde- und Bestätigungs-Token: gespeichert nur als Hashwert; gültig 24 Stunden (Adressbestätigung), 1 Stunde (Passwort-Zurücksetzung), 72 Stunden (Einladung) bzw. 7 Tage (Anmeldungsverlängerung); gelöscht 7 Tage nach Ablauf, Nutzung oder Widerruf.
• E-Mail-Warteschlange: 30 Tage (Abschnitt 14).
• Audit-Protokoll: 36 Monate (Abschnitt 16).
• Datensicherung: Die Datenbank wird täglich gesichert; Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht, sodass eine Sicherung höchstens 15 Tage vorhanden ist. Gelöschte oder anonymisierte Daten können bis dahin in Sicherungen enthalten sein. Wird eine Sicherung wiederhergestellt, werden die seit ihrer Erstellung durchgeführten Löschungen erneut ausgeführt.

18. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang nach der DSGVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Einen Teil dieser Rechte können Sie in Ihrem Profil selbst wahrnehmen:

• „Daten exportieren“ liefert eine JSON-Datei mit Ihrem Konto (ohne Passwort), Ihren Rollen und Ortsverbands-Zuordnungen, Ihren Buchungen mit Statusverlauf, Ihren Fahrer-Einsätzen, den von Ihnen vorgenommenen Statusänderungen und den Audit-Einträgen, die Sie ausgelöst haben (ohne IP-Hashwert).
• „Konto löschen“ löscht Ihr Konto nach Bestätigung mit Ihrem Passwort. Die Löschung ist nicht möglich, solange Sie Bucher oder Fahrer einer Buchung mit dem Status „Festgelegt“ oder „Laufend“ sind oder solange Ihr Konto das letzte aktive Administrator-Konto ist. Bei der Löschung werden Ihre Buchungen vom Konto gelöst und ohne Bezug zu Ihrer Person weitergeführt, Ihre Fahrer-Zuordnungen entfernt, Ihre Token, Rollen und Ortsverbands-Zuordnungen und E-Mails an Ihre Adresse in der Warteschlange gelöscht und Ihre Audit-Protokoll-Einträge anonymisiert (Abschnitt 16). Ein Administrator kann Ihr Konto unter denselben Bedingungen löschen.

Für alle weiteren Anliegen wenden Sie sich an den Verantwortlichen (Abschnitt 1) oder den Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die Aufsicht über öffentliche Stellen des Bundes ist nach § 9 Abs. 1 BDSG:

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
www.bfdi.bund.de

19. Keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge

Die Anwendung setzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Social-Media-Plugins und keine Werbedienste ein. Skripte, Stylesheets und Schriften liefert die Anwendung selbst aus; beim Aufruf werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen.

20. Verschlüsselung

Die Anwendung ist ausschließlich per HTTPS (TLS-verschlüsselt) erreichbar; die Cookies mobas-session und mobas-refresh tragen das Attribut Secure.

21. Übersicht der Datenverarbeitungen

Stand: [Platzhalter: Datum der Freigabe durch den Verantwortlichen]